Министерство экономического развития Российской Федерации
Министерство экономического развития Российской Федерации
Eng
Перевод документов в электронный вид

В настоящее время в законодательстве Российской Федерации закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций. Так, например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд. рублей в год.

О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов) (далее – законопроект) разработан во исполнение пункта 1.2 паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов и создать правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде,  что позволит бизнесу заменить бумажные оригиналы документов на их электронные дубликаты при сохранении их юридической значимости.

В частности, законопроект регулирует следующие вопросы:

1.  Устанавливаются требования к процедуре создания электронных дубликатов бумажных документов при соблюдении которых дубликат документа будет юридически равнозначен исходному документу. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата обладателем исходного документа (в отношении документа, который он единолично подписал) либо обладателями исходного документа совместно; лицом, имеющим лицензию, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом; б) сохранение содержания  и формы (визуального представления) исходного документа; в) подписание дубликата усиленной электронной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания и др.;

2. Устанавливаются требования к процедуре конвертации электронных документов (перевод электронного документа из одного формата в другой), при соблюдении которых конвертированный документ будет юридически равнозначен исходному. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий: а) конвертация проведена надлежащим лицом; б) в конвертированном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного документа; в) конвертированный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица (лиц), проводящего (проводящих) конвертацию и др.;

3. Предусматривается возможность сокращения срока хранения:

  • исходных бумажных документов при их «оцифровке» в соответствии с законопроектом;
  • исходных электронных документов при их конвертации в соответствии с законопроектом.

При соблюдении установленных требований срок хранения исходных документов может быть сокращен до одного года, по прошествии которого исходный документ можно уничтожить и не нести затраты на его хранение (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации или нормативным актом Банка России).

Данная опция будет неприменима к следующим документам:

  • документам, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;
  • документам Архивного фонда Российской Федерации;
  • документам, удостоверяющих личность;
  • иным документам, если запрет создания их электронных дубликатов предусмотрен федеральными законами

4. Устанавливаются условия для начала нового вида предпринимательской деятельности по юридически значимому хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов): если компания не желает самостоятельно соблюдать требования к хранению  электронных документов (конвертации, созданию дубликатов), она может обратиться к специальным организациям.

Такие организации по общему правилу будут подлежать лицензированию, кроме случаев, когда закон прямо наделяет такими полномочиями особых субъектов (например, сейчас отдельные права по юридически значимой конвертации есть у нотариусов).

13 мая 2021 г. законопроект одобрен Правительством Российской Федерации для внесения в Государственную Думу.

Дата публикации: 19 ноября 2020
Ссылка: https://economy.gov.ru/material/directions/gosudarstvennoe_upravlenie/normativnoe_regulirovanie_cifrovoy_sredy/perevod_dokumentov_v_elektronnyy_vid/
Подписаться на рассылку
Вид шрифта:
Межбуквенный интервал:
Размер шрифта:
Цвет сайта:
Изображения: